Personalauswahlkriterien: Auf diese Merkmale kommt es an

Auf der Suche nach neuen Mitarbeitern kommen verschiedene Personalauswahlkriterien zum Tragen.

Ein Unternehmen braucht qualifizierte und motivierte Mitarbeiter. Sonst kann es nicht erfolgreich sein. Wenn nun eine Stelle besetzt werden muss, gilt es also, den Bewerber zu finden und auszuwählen, der die Stelle möglichst optimal ausfüllt. Doch bevor der Prozess der Personalauswahl so richtig beginnen kann, muss das Unternehmen erst einmal wissen, wonach es eigentlich sucht. Es muss die Merkmale festlegen, die der neue Mitarbeiter erfüllen sollte. Dabei beinhalten diese Merkmale sowohl fachliche Kenntnisse und Fähigkeiten als auch persönliche Eigenschaften. Und worauf es bei den Personalauswahlkriterien genau ankommt, schauen wir uns in diesem Beitrag an.

Eine Kaffeekanne kann wunderschön aussehen und in der Vitrine eine tolle Figur machen. Doch wenn die Kanne auf dem Boden einen Riss hat und der eingefüllte Kaffee direkt wieder herausläuft, bringt sie letztlich nichts. Damit die Kanne nicht nur als hübsche Deko herumsteht, sondern nutzbar ist, muss sie intakt sein.

In einem Unternehmen ist es ähnlich. Ein Unternehmen braucht nicht nur eine Belegschaft, die aus vielen interessanten Menschen besteht. Vielmehr ist es auf gute Mitarbeiter angewiesen, die das Unternehmen voranbringen und gemeinsam zum Erfolg führen.

Genau solche Mitarbeiter herauszufiltern, wenn sich mehrere geeignete Kandidaten auf eine freie Stelle bewerben, ist das Ziel bei der Personalauswahl. Welche Kriterien dabei eine Rolle spielen und welche Verfahren das Unternehmen einsetzen kann, erklären wir Ihnen im Folgenden. Denn als Bewerber ist es sicher hilfreich, wenn Sie wissen, welche Überlegungen ein Unternehmen so anstellt.

Personalauswahl – was ist das genau?

Wie der Begriff schon andeutet, geht es bei der Personalauswahl darum, Personal für neue oder frei gewordene Stellen auszuwählen. Bei dem Personal kann es sich um interne oder externe Bewerber handeln. Das Ziel kann also sein, bereits vorhandenen Mitarbeitern neue Aufgabenbereiche zuzuweisen oder Arbeitnehmer neu einzustellen.

Dabei muss das Unternehmen zunächst festlegen, welche Eigenschaften und Merkmale ein Bewerber mitbringen sollte, damit er die jeweilige Stelle gut ausfüllen kann. Anschließend muss das Unternehmen prüfen, welche Kandidaten dem Anforderungsprofil in welchem Umfang gerecht werden. Auf dieser Basis kann es dann seine Auswahl treffen.

Das klingt zwar recht einfach, ist es aber nicht. So besteht schon die erste große Herausforderung darin, die Merkmale eines Bewerbers neutral abzufragen, zu erfassen und auswerten, ohne sich dabei von subjektiven Eindrücken beeinflussen zu lassen. Ist der Bewerber wirklich ein Top-Kandidat – oder kommt er nur besonders sympathisch rüber?

Hinzu kommt, dass es eher selten Bewerber gibt, die das Anforderungs- und Wunschprofil in wirklich jedem Punkt zu 100 Prozent erfüllen. Folglich muss das Unternehmen entscheiden, wie es die einzelnen Kriterien gewichtet und wo es Kompromisse eingeht. Nimmt das Unternehmen in Kauf, dass sich ein Wunschkandidat bestimmte Kenntnisse erst noch aneignen muss, wenn er ansonsten perfekt ins Team passen würde? Oder wählt es lieber einen Bewerber aus, bei dem die Chemie nicht ganz stimmt, der dafür aber fachlich absolut überzeugt?

Personalauswahlkriterien bezogen auf den Bewerber

Die Personalauswahlkriterien berücksichtigen verschiedene Merkmale eines Bewerbers.

Die Basis für eine faire und zugleich erfolgreiche Personalauswahl ist ein möglichst präzise definiertes Anforderungsprofil. Dieses Profil beschreibt, was ein Bewerber mitbringen muss, damit er einen guten Job in seiner neuen Position machen kann.

Bevor das Unternehmen so ein Anforderungsprofil erstellen kann, muss es zunächst einmal analysieren, was die jeweilige Stelle ausmacht. Je nach Job und Position können die Anforderungen nämlich sehr unterschiedlich sein.

Ein wichtiger Punkt in diesem Zusammenhang ist die Stellenbeschreibung. Sie liefert wichtige Informationen dazu, welche Aufgaben und Tätigkeiten auf den künftigen Mitarbeiter zukommen und was er dafür an Wissen und Können braucht.

Daneben sollte sich die Personalabteilung immer auch mit der zuständigen Fachabteilung austauschen. Denn der Abteilungsleiter und die Kollegen dort können am besten beurteilen, wie die Verstärkung für ihr Team aussehen sollte und was sie von ihr erwarten.

Um später bewerten zu können, ob und wie gut ein Bewerber die Anforderungen erfüllt, kann das Unternehmen im nächsten Schritt Personalauswahlkriterien festlegen. Im Zuge des Auswahlverfahrens kann es diese Kriterien dann mit den Merkmalen und Eigenschaften der Bewerber abgleichen. Und je größer die Übereinstimmungen sind, desto besser passt der jeweilige Kandidat zur ausgeschriebenen Stelle.

Die Personalauswahlkriterien, die sich direkt auf den Bewerber beziehen, sind dabei auf verschiedenen Ebenen angesiedelt. Grundsätzlich lassen sie sich in fünf große Bereiche einteilen:

1. Qualifikation

Die Qualifikation beschreibt die schulische oder berufliche Bildung die der Bewerber mitbringen muss. Je nach Job kann das ein bestimmter Schulabschluss, ein Studium oder eine Berufsausbildung sein. Eventuell können dann noch berufliche Weiterbildungen oder Zusatzqualifikationen dazukommen. Außerdem kann notwendig sein, dass der Bewerber schon eine gewisse Zeit lang in dem Beruf gearbeitet hat und dadurch auch über praktische Berufserfahrung verfügt.

2. Kenntnisse

Bei den Kenntnissen handelt es sich um die Fertigkeiten, die sich der Bewerber während der Schulzeit, im Verlauf seiner Berufstätigkeit oder privat angeeignet hat. Die Kenntnisse werden auch als Hard Skills bezeichnet. Es handelt sich um Wissen und Können, das nachweislich vorhanden und messbar ist. Fremdsprachenkenntnisse, Computerkenntnisse oder methodische Kompetenzen sind Beispiele für Fertigkeiten.

3. Fähigkeiten

Bei den Fähigkeiten handelt es sich um Merkmale, die dem Bewerber dabei helfen, seine Kenntnisse auszubauen und zu vertiefen. Intelligenz, logisches Denken oder Kreativität zählen beispielsweise zu solchen Fähigkeiten. Generell ist es zwar möglich, Fähigkeiten ein Stück weit zu trainieren. Die Anlagen dazu müssen aber von Haus aus vorhanden sein. Wenn jemand zum Beispiel handwerklich überhaupt nicht begabt ist, werden handwerkliche Arbeiten vermutlich nie zu seinen größten Stärken zählen.

4. Eigenschaften

Eigenschaften beeinflussen die Persönlichkeit und den Charakter. Mit Blick auf die Personalauswahlkriterien wird auch von Soft Skills gesprochen. Es handelt sich um Kompetenzen, die nicht direkt mit dem Beruf zusammenhängen, im Job aber trotzdem sehr wichtig und hilfreich sein können. Teamgeist, Belastbarkeit, Sorgfalt, Einfühlungsvermögen, Kontaktfreude oder der Umgang mit Stress gehören zum Beispiel zu den Eigenschaften.

5. Cultural Fit

Ein Bewerber muss die Stelle nicht nur fachlich gut ausfüllen können. Vielmehr muss er auch als Typ und Persönlichkeit ins Team und zum Unternehmen passen. Bei der Personalauswahl wird das als Cultural Fit bezeichnet. Dieses Kriterium prüft, ob sich der Bewerber in der Unternehmenskultur wiederfindet.

Wichtig ist das deshalb, weil sich ein Bewerber viel schneller ins Team integrieren und mit seinem Arbeitgeber identifizieren kann, wenn seine Vorstellungen und Ideen mit der Unternehmensphilosophie übereinstimmen.

Ein Beispiel: Ein Bewerber, der gerne eigenständig arbeitet, seine Ideen kreativ umsetzt, Verantwortung übernimmt und Wert auf ein freundschaftliches Miteinander legt, passt weniger gut in ein Unternehmen mit konservativen Strukturen und strengen Hierarchien. Er wird die klaren Regeln und Vorgaben nicht als Orientierung empfinden, sondern sich davon eingeeignet fühlen.

Methoden der Personalauswahl

Nachdem feststeht, nach welchen Kriterien die Personalauswahl erfolgen soll, kommt die praktische Umsetzung. Dabei kann das Unternehmen auf verschiedene Instrumente und Verfahren zurückgreifen. Und in aller Regel wird es dabei mehrere Methoden anwenden, um so Schritt für Schritt die Anzahl der Bewerber zu reduzieren, bis schließlich nur noch der künftige Mitarbeiter übrig ist.

 

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Zu den gängigen Instrumenten, um eine Personalauswahl zu treffen, gehören folgende:

Durchsicht der Bewerbungsunterlagen

Die erste Auswahlrunde erfolgt in aller Regel anhand der Bewerbungsunterlagen. Durch den Lebenslauf kann sich das Unternehmen ein Bild über den bisherigen Werdegang des Bewerbers machen und so Rückschlüsse auf seine fachlichen Qualifikationen und Kenntnisse schließen. Zeugnisse berichten darüber, wie der Bewerber als Mitarbeiter aufgetreten ist. Das Anschreiben wiederum informiert über die Motivation. Gleichzeitig ist die Bewerbungsmappe eine Art erste Arbeitsprobe. Sie zeigt dem Unternehmen, wie sorgfältig, ordentlich und gewissenhaft der Bewerber arbeitet.

Nach dem Schalten der Stellenanzeige ist das Sichten der Bewerbungen das erste Element der Personalbeschaffung. Und auch wenn es recht viel Zeit in Anspruch nehmen kann, unzählige Bewerbungsmappen durchzuschauen, sollte das Unternehmen hier lieber zweimal hinsehen. Denn es kann schnell passieren, dass ein guter Kandidat wegen einer Kleinigkeit ausgeschlossen wird, während ein eher mittelmäßiger Bewerber eine Runde weiterkommt.

Interview am Telefon oder per Video

Sind die Bewerbungsmappen durchgearbeitet, hat sich die Anzahl der Bewerber meist schon deutlich verkleinert. Jetzt sind nämlich nur noch die Kandidaten übrig, die fachlich geeignet scheinen und die richtige Motivation haben. Diese Bewerber gilt es nun näher kennenzulernen.

Eine Möglichkeit hierbei ist, Telefoninterviews durchzuführen. Der organisatorische Aufwand hält sich in Grenzen, so dass die Gespräche gut ins Tagesgeschäft integriert werden können. Ein Telefoninterview soll in erster Linie dabei helfen, den Eindruck, den die Bewerbungsmappe hinterlassen hat, zu bestätigen und zu vervollständigen. Zehn bis 20 Minuten reichen dafür in aller Regel aus. Nach dem Telefonat kann das Unternehmen entscheiden, ob der jeweilige Bewerber nach wie vor im Rennen ist oder ob er eine Absage bekommt.

Statt per Telefon kann das Interview auch als Videochat stattfinden. Das wirkt persönlicher. Außerdem kann das Gespräch – die Zustimmung aller Beteiligten vorausgesetzt – aufgezeichnet werden. So können sich auch andere Personen im Unternehmen, die an der Personalauswahl beteiligt sind, das Video später anschauen und sich ihr Bild vom Bewerber machen.

Vorstellungsgespräch

Das Vorstellungsgespräch gehört praktisch immer zum Auswahlverfahren dazu. Denn im persönlichen Gespräch lernen sich der Bewerber und das Unternehmen kennen. Das Unternehmen kann durch gezielte Fragen noch einmal die Qualifikation, die Kenntnisse und die Fähigkeiten des Bewerbers prüfen. Außerdem kann es sich über die Eigenschaften, die Interessen und die Vorstellungen des Bewerbers informieren. Auf diese Weise kann das Unternehmen abgleichen, wie gut der Bewerber wirklich zur Stelle und zum Unternehmen passt.

Gleichzeitig hat der Bewerber die Möglichkeit, die Dinge anzusprechen, die ihm wichtig sind. Und er kann sich sein Bild vom Unternehmen machen und daraufhin entscheiden, ob er überhaupt hier arbeiten möchte. Das Vorstellungsgespräch ist also nicht nur ein Gespräch, bei dem sich der Bewerber um die Stelle bewirbt. Sondern es dient auch dem Unternehmen dazu, sich vorzustellen. Daher wird neudeutsch auch vom Jobinterview gesprochen.

Psychologische Tests

Bewerbungsunterlagen und ein persönliches Gespräch liefern dem Unternehmen zwar schon viele wichtige Erkenntnisse. Um sicherzugehen, wirklich den richtigen Kandidaten auszuwählen, setzen Arbeitgeber aber immer öfter psychologische Tests ein. Dabei sollen standardisierte Verfahren individuelle Merkmale messen und vergleichbar machen. Beziehen sich die Tests auf berufliche Kompetenzen und fachliche Kriterien, spricht die Arbeitspsychologie von eignungsdiagnostischen Verfahren.

Assessment Center

Ein Assessment Center verbindet mehrere Instrumente der Personalauswahl miteinander. Meist umfasst das Auswahlverfahren verschiedene Bausteine, zu denen schriftliche Tests, praktische Prüfungen und Gespräche gehören können. Teilweise kommen auch ärztliche Untersuchungen und Sporttests dazu. Bei der Bundeswehr, der Polizei und der Feuerwehr ist das zum Beispiel der Fall.

Die verschiedenen Stationen liefern ein umfassendes Bild. Das Unternehmen kann so gut beurteilen, ob der Bewerber für den Job geeignet ist und wo seine persönlichen Stärken liegen. Damit weiß das Unternehmen, ob und wie viel Potenzial im Bewerber steckt. Je nach Umfang dauert ein Assessment Center zwischen einem und drei Tagen. Daher ist es mit Blick auf die Zeit und die Kosten mit einem entsprechend großen Aufwand verbunden.

Probearbeiten

Eine weitere Möglichkeit, um eine endgültige Personalauswahl zu treffen, ist ein Probearbeiten. Dabei kann das Unternehmen den Bewerber dazu einladen, einen oder mehrere Tage lang mitzuarbeiten. Sinnvoll ist das vor allem dann, wenn der neue Mitarbeiter Teil eines eher kleinen Teams werden und möglichst schnell voll einsatzbereit sein soll. Durch den Einsatz auf Probe lässt sich gut feststellen, ob die Chemie stimmt und die Zusammenarbeit funktionieren kann.

Eine andere Möglichkeit ist, eine typische Situation im Arbeitsalltag zu simulieren. Im Rahmen der Personalauswahl ist das zum Beispiel durch Rollenspiele, Kurzpräsentationen oder auch die sogenannte Postkorbübung möglich.

Formale Personalauswahlkriterien

Für eine erfolgreiche Personalauswahl ist sehr wichtig, dass die Instrumente objektiv eingesetzt werden. Die Entscheidung für oder gegen einen Bewerber darf nicht von persönlichen Eindrücken oder spontanen Impulsen abhängen. Vielmehr müssen die Daten und Ergebnisse unvoreingenommen erfasst, ausgewertet und mit den Anforderungen abgeglichen werden. Deshalb gibt es drei formale Personalauswahlkriterien, die das Verfahren erfüllen sollte:

1. Objektivität

Angenommen, ein Personaler trifft auf einen Bewerber, der ihm auf Anhieb sympathisch ist. Die beiden haben ähnliche Interessen und führen ein sehr angenehmes Gespräch. Aus Sicht des Personalers ist der Bewerber jemand, den er sich gut als Kollegen vorstellen könnte.

Es ist durchaus menschlich, dass der Personaler diesen Bewerber besser bewertet als einen Kandidaten, der ihm weniger sympathisch ist. Die persönliche Einschätzung kann aber dazu führen, dass der Personaler die tatsächliche Eignung des Bewerbers für den Job falsch beurteilt.

Wie objektiv sich die Personalauswahl in der Praxis tatsächlich umsetzen lässt, hängt vom Instrument ab. So ist sie zum Beispiel bei einem Diktat mit einer festgelegten Notenskala nach Anzahl der Fehler leichter zu erreichen als bei einem Vorstellungsgespräch.

2. Reliabilität

Mit der Reliabilität ist gemeint, wie genau und damit wie zuverlässig die Messergebnisse sind. Führt ein Unternehmen bei der Personalauswahl ein Assessment Center durch, bei dem die einzelnen Tests nach festen Standards durchgeführt und klaren Normen ausgewertet werden, ist dieses Kriterium erfüllt.

Anders sieht es aus, wenn ein Personaler die Bewerbungsunterlagen sichtet und bewertet. Denn in diesem Fall ist der Personaler selbst das Messinstrument. Genaue und zuverlässige Ergebnisse liefert die Analyse nur dann, wenn der Personaler die Daten absolut objektiv auswertet.

3. Validität

Validität bei der Personalauswahl ist dann gegeben, wenn das Auswahlverfahren die Dinge misst, die es messen soll. Dann hilft das Auswahlverfahren dabei, den Bewerber zu finden, der die Stelle tatsächlich am besten ausfüllen kann.

Ob das Unternehmen valide Instrumente einsetzt, kann es letztlich nur dann beurteilen, wenn es die Leistungen seiner Mitarbeiter betrachtet. Stimmt die Teamarbeit? Machen die Mitarbeiter einen guten Job? Kann jeder Mitarbeiter seine Aufgaben bewältigen?

Zeichnet sich die Personalauswahl durch Objektivität und Reliabilität aus, kann eine hohe Validität die Folge sein. Nur ist das eben nicht immer so. Misst zum Beispiel ein Eignungstest nämlich Dinge, die im Berufsalltag gar keine Rolle spielen, können die Ergebnisse objektiv und reliabel sein. Doch ob der Bewerber einen guten Job machen wird (= Validität) steht damit gerade nicht fest.